Détection précoce des absences grâce à Carema

En octobre 2022, la partie d’entreprise « Limmat » de Spitex Zurich a introduit la solution logicielle Carema. Il s’agit d’un logiciel qui comporte des modules pour la gestion des absences, le case management ainsi que la consultation sociale. Carema et UKA Solutions forment la base technique optimale pour une gestion professionnelle de la santé en entreprise.

HRM Systems AG a posé des questions à Bettina Fischer, responsable RH de projets pour Spitex Zurich, afin qu’elle nous en dise davantage sur l’introduction et l’utilisation de Carema.

Depuis quand existe-t-il une gestion de la santé dans votre entreprise et comment est-elle perçue par le personnel ?
La GSE a été introduite en 2014. En raison de changements organisationnels, la gestion des absences n’a entre-temps plus été « pratiquée ». En automne 2022, le processus a été relancé en tenant compte de la nouvelle organisation. Les premiers retours du personnel sont positifs : les personnes se sentent prises en considération, au sérieux et soutenues par des coachs qui réalisent les entretiens de niveau.

Comment utilisez-vous Carema ?
Nous utilisons Carema afin de détecter rapidement des absences inhabituelles. Nous utilisons également le système pour procéder de manière structurée en cas d’absences inhabituelles, en comptant notamment différents niveaux d’employé· e· s, des formulaires d’entretien standardisés ainsi que des documents de suivi intégrés.

Pourquoi votre choix s’est-il porté sur Carema ?
Carema représentait la composante suivante logique pour notre gestion des absences après avoir travaillé avec UKA Solutions depuis plusieurs années.

Vous avez introduit Carema avec succès. Quels souvenirs avez-vous du projet concernant l’implémentation notamment ?
Étant donné que nous ne sommes pas une organisation régie selon les principes classiques de la hiérarchie, la configuration par défaut de Carema ne nous était pas utile. Nous avons donc dû trouver une alternative avec l’appui de HRM Systems pour définir les rôles des coachs d’équipe et des coachs RH ainsi que la manière d’attribuer les coachs correspondants à notre personnel.

Pouvez-vous nous en dire plus sur les points forts et les points faibles de l’implémentation ?
L’approche claire de HRM Systems représente certainement un des points forts de cette collaboration. C’est formidable que les collaborateurs et collaboratrices se soient directement adressé· e· s à nous pour discuter de nos préoccupations et questions. Les résultats de ces travaux ont été mis en œuvre dans les versions suivantes.

En revanche, nous avons été déçus de constater que les données relatives aux absences n’apparaissent qu’avec un certain retard dans le système. Ceci n’a rien à voir avec le logiciel Carema, mais avec les processus en amont dans UKA.

Quel est le plus grand avantage de Carema ?
La détection précoce d’absences brèves et répétées ainsi que le soutien du système concernant les processus de gestion des absences. Grâce à l’évaluation structurée des entretiens d’absence, nous pouvons élaborer des mesures pertinentes et sur mesure.

Que souhaiteriez-vous améliorer dans Carema ?
Nous simplifierions l’interface utilisateur et la rendrions plus conviviale graphiquement parlant. Le modèle pour les saisies est compliqué et peu flexible.

Qu’appréciez-vous le plus dans le cadre de la collaboration avec HRM Systems ?
La réactivé, l’importance accordée à la clientèle ainsi que la simplicité de la collaboration.

Recommanderiez-vous Carema ? Le cas échéant, pourquoi ?
Oui, tout à fait. Carema est un outil utile qui nous permet de détecter les absences de manière précoce. Il est essentiel que l’ensemble du processus de gestion des absences soit bien réfléchi. C’est grâce à cette constatation et cette importante prise de conscience que nous avons souhaité nous intéresser au processus de près.

Spitex Zurich
Forte d’environ 1500 collaboratrices et collaborateurs, Spitex Zurich est la plus grande organisation d’aide et de soins à domicile de Suisse alémanique. Chaque année, elle fournit des prestations de soins, d’accompagnement et d’aide ménagère à près de 10 000 clients dans tous les quartiers de la ville de Zurich, 24 heures sur 24 et 365 jours par an. En outre, Spitex Zurich est spécialisée dans les soins chroniques, psychosociaux et palliatifs, la démence, les stomies, la continence et le traitement des plaies.