La recommandation du groupe KSA

Vous utilisez UKA Solutions depuis plus de sept ans. Quel est son plus grand avantage selon vous ?
Certainement l’automatisation complète des traitements des indemnités journalières. En plus, le tout se fait dans un seul système.

Quels souvenirs avez-vous du projet notamment en ce qui concerne l’implémentation d’UKA Solutions ?
Le projet a duré plus longtemps que prévu pour différentes raisons. Toutefois, je l’ai trouvé très intéressant et j’ai pu y apporter toutes mes compétences. De plus, nous avons reçu l’excellent soutien de la responsable Bea Krüsi du côté de HRM Systems. Ensemble, nous avons surmonté tous les défis.

À votre sens, quelle est la meilleure fonction d’UKA Solutions ?
L’ensemble du traitement des indemnités journalières. De nombreuses étapes peuvent être effectuées en très peu de temps. Dans ce contexte, je peux appliquer toutes mes connaissances en matière de droit du travail, d’assurances sociales et de fonctionnalités spécifiques à UKA Solutions. Les jours dédiés aux traitements des indemnités sont les journées du mois que je préfère.

Que souhaiteriez-vous améliorer dans UKA Solutions et quelles fonctions voudriez-vous voir se matérialiser ?
J’aimerais beaucoup que les traitements IJA et IJM soient séparés. Les deux traitements devraient pouvoir s’effectuer séparément. Le compteur de maintien du salaire devrait toutefois pouvoir enregistrer toutes les incapacités de travail dues à un accident ou à une maladie et déclencher une réduction de salaire à partir d’une certaine date.

Venons-en maintenant à Carema. Pourquoi l’hôpital cantonal d’Aarau KSA a-t-il décidé d’introduire Carema ?
Dans le cadre de la gestion de santé en entreprise (GSE), l’hôpital cantonal d’Aarau KSA a décidé de définir des processus homogènes pour la détection et l’intervention précoces ainsi que pour la réinsertion du personnel ayant des absences pour maladie ou accident. Afin d’améliorer la mise en œuvre des processus, nous avons décidé d’introduire un outil de gestion des données. Voici les aspects qui ont été déterminants pour l’implémentation :

Le recours à un logiciel de gestion des absences permet de durablement soutenir les cadres à faire face aux absences pour cause de maladie ou d’accident. Un tel outil permet de suivre activement les absences fréquentes et de mener les entretiens correspondants avec le personnel. Nous avons constaté une réduction des absences suivantes et de potentiels congés maladie de longue durée.

Un outil de gestion des données permet en outre de saisir de manière différenciée les chiffres clés relatifs à la santé. Ils peuvent être mis à disposition sous forme de statistiques permettant ainsi d’améliorer les processus en continu.

Par ailleurs, ce logiciel permet de contrôler les mesures de GSE : avons-nous atteint nos objectifs ? Les mesures sont-elles efficaces et durables ? Nous pouvons ainsi évaluer l’efficacité des mesures et apporter les changements nécessaires.

Selon vous, quel est le plus grand avantage de Carema ?
L’envoi systématique de notifications aux cadres concernant le personnel ayant des absences fréquentes ou prolongées pour cause de maladie ou d’accident. Le personnel comptant de nombreuses absences ne passe pas inaperçu, même dans de grands secteurs de responsabilité. Ceci permet aux cadres de gérer en temps réel et de manière proactive les absences de leur personnel. De plus, le système de documentation pour les entretiens est simple et clair. Les cadres économisent ainsi du temps précieux.

La qualité de mise en œuvre des processus peut être évaluée, ce qui, par conséquent, a un effet positif sur la réalisation réelle de ces processus. En outre, l’échange permanent entre les cadres, les partenaires RH et les responsables GSE améliore la qualité de l’accompagnement du personnel tout en renforçant la collaboration.

Que souhaiteriez-vous améliorer ou changer dans Carema ?
À l’heure actuelle, Carema se concentre sur l’envoi automatisé de points en suspens. La GSE part cependant du principe qu’il devrait y avoir une manière simple d’effectuer cet envoi manuellement. Pour nous, l’envoi automatisé n’est pas réalisable pour plusieurs raisons (p. ex. nous aimerions pouvoir contrôler la pertinence du point en suspens avant l’envoi et vérifier si le cas a été attribué à la bonne personne).

Par ailleurs, nous souhaiterions que les fonctions de Carema soient décrites pour nos partenaires commerciaux RH à des fins de gestion (p. ex. manuels, matériels de formation). Les tutoriels à eux seuls pour les cadres ne sont pas suffisants.

Avez-vous déjà participé à un événement en ligne ? Le cas échéant, votre participation a-t-elle été utile ?
Sandra Strebel : j’ai participé à plusieurs événements en ligne. C’est toujours très enrichissant et j’en bénéficie dans mon travail.

Martina Zwanenburg : Non, pas encore, malheureusement.

En votre qualité de clientèle de longue date, comment qualifieriez-vous notre suivi et notre support à la clientèle ?
Sandra Strebel : il est excellent ! Dès que je soumets une demande de support, quelqu’un s’en occupe. Le ticket est considéré comme résolu seulement si je suis satisfaite. Je sais ainsi ce qu’il se passe et le sujet n’est pas simplement mis « sous le tapis ». Vos responsables de projet s’occupent de nous à merveille lorsqu’il s’agit de grands changements ou de modifications considérables.

Martina Zwanenburg : j’apprécie la collaboration de longue haleine avec Raphael Peter. Il est toujours disponible et ses réponses sont toujours très professionnelles. Il connaît le KSA presque par cœur. Par conséquent, il comprend parfaitement nos requêtes et questions et sait comment y répondre.

Qu’appréciez-vous le plus dans le cadre de la collaboration avec HRM Systems ?
Sandra Strebel : le personnel de HRM Systems : toujours à disposition, très sympathique et hautement compétent. Les collaboratrices et collaborateurs de HRM s’estiment satisfait· e· s seulement lorsque leur clientèle l’est.

Martina Zwanenburg : le soutien rapide et efficace par une personne de référence qui connaît bien le groupe KSA, ses processus et ses spécificités techniques.

Recommanderiez-vous nos produits, si oui, pourquoi ?
Sandra Strebel : sans hésiter. UKA Solutions simplifie considérablement le travail lorsque le logiciel est entièrement déployé et que toutes les fonctions peuvent être utilisées. Les idées de la clientèle sont intégrées aux prochaines mises à jour et chaque utilisatrice et utilisateur en bénéficient.

Martina Zwanenburg : je ne peux que conseiller d’utiliser ce produit. Il est toutefois nécessaire que la clientèle connaisse les conditions techniques de leurs systèmes et de l’organisation avant de passer à la mise en œuvre. En font partie : une gestion organisationnelle existante, l’utilisation d’adresses e-mail personnalisées ou encore la connaissance du nombre de cadres par unité organisationnelle souhaitant avoir accès à l’interface pour utiliser Carema.

Au vu notre expérience, nous recommandons de faire appel à une personne qui connaisse aussi bien le produit que l’entreprise concernée. Elle doit savoir quels sont les processus et les conditions techniques dont l’entreprise dispose. Si cette personne est impliquée dès le début du projet, la mise en œuvre se déroulera sans pépins.