« Le téléchargement de documents est devenu indispensable pour nous. »
Déposer des certificats médicaux au format numérique ? Comparer les certificats médicaux avec les absences saisies ? UKA Solutions offre tout cela et bien plus encore avec son processus de certificats médicaux.
Dans cet entretien, Evelyne Firmin, experte en gestion du personnel et des assurances sociales, partage les fonctionnalités devenues indispensables et les avantages de l’ensemble du processus.
Quelle fonctionnalité du nouveau processus de certificats médicaux appréciez-vous le plus, et pourquoi ?
Le téléchargement de documents est un vrai atout. Le personnel et les responsables peuvent déposer eux‑mêmes les certificats dans UKA Solutions ou Carema, ce qui réduit sensiblement notre charge de travail. La comparaison avec le certificat médical permet d’identifier et de corriger les incohérences dans la saisie des temps. Dans Carema, les responsables voient d’un seul coup d’œil tous les certificats du personnel. Grâce aux droits d’accès définis, nous ne voyons par exemple que les certificats des entreprises pour lesquelles nous disposons des droits d’accès, ce qui respecte les exigences en matière de protection des données.
Comment s’est déroulée la mise en œuvre du nouveau processus ?
Nous avons effectué, avec HRM Systems, les adaptations nécessaires des systèmes. Ensuite, nous avons informé le personnel et les responsables via l’intranet.
Que recommanderiez-vous à d’autres client· es qui souhaitent numériser leur processus de certificats médicaux ?
Assurer une information claire auprès du personnel et des responsables. Proposer des formations au personnel et aux responsables qui souhaitent conserver l’ancien processus. Montrer la valeur ajoutée à toutes les personnes concernées.
Quelle fonctionnalité ne pourriez-vous absolument plus abandonner ?
La comparaison avec le certificat médical : elle permet de comparer automatiquement les absences saisies aux certificats déposés. Les écarts peuvent ensuite être identifiés et corrigés.
Quelle fonctionnalité simplifie le plus l’ensemble du processus de certificats médicaux ?
Le téléchargement de documents dans UKA Send.
La BLS SA en bref
BLS compte parmi les plus grandes entreprises de transport en Suisse. Le transport ferroviaire constitue son activité principale : l’entreprise exploite des lignes de trafic pendulaire et de loisirs et entretient un réseau ferroviaire de 424 kilomètres. Elle regroupe par ailleurs, sous un même toit, l’exploitation de bus, le transport de véhicules, la navigation et le transport de marchandises. BLS SA aménage des terrains qui ne sont plus nécessaires à l’exploitation ferroviaire afin de créer des espaces attractifs pour l’habitat et le travail. BLS réunit les personnes, les régions et les localités.
