Sie nutzen UKA Solutions seit über sieben Jahren. Wo sehen Sie den grössten Nutzen des Systems?
Der grösste Nutzen ist die ganze Automatisierung aller Taggeldverarbeitungen, und dass wir nur noch ein einziges System dafür benötigen.

Welche Erinnerungen haben Sie an das Projekt bzw. an die Implementierung von UKA Solutions?
Aus verschiedenen Gründen hat das Projekt länger gedauert als ursprünglich gewollt. Nichtsdestotrotz empfand ich das gesamte Projekt extrem spannend und ich konnte mein ganzes Wissen einbringen. Mit Bea Krüsi hatten wir eine exzellente Projektleiterin seitens HRM Systems. Gemeinsam haben wir jede Hürde erfolgreich gemeistert.

Welches ist aus Ihrer Sicht die beste Funktion im UKA Solutions?
Die ganze Taggeldverarbeitung. Da werden so viele Schritte innert kürzester Zeit gemacht, bei denen ich mein ganzes Wissen über Arbeitsrecht und Sozialversicherungen aber auch zur ganzen Systemfunktionalität von UKA Solutions anwenden kann. Verarbeitungstage sind immer meine Highlights des Monats!

Was würden Sie an UKA Solutions verbessern, und welche zusätzlichen Funktionen würden Sie sich wünschen?
Ich würde die UTG-Verarbeitung von der KTG-Verarbeitung trennen. Beide Verarbeitungen müssten unabhängig voneinander durchführbar sein. Trotzdem müsste der Lohnfortzahlungszähler alle unfall- und krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeiten erfassen und eine Lohnkürzung ab Tag X auslösen.

Kommen wir zu Carema. Was hat das KSA Kantonsspital Aarau dazu bewogen, Carema einzuführen?
Das KSA Kantonsspital Aarau hat sich im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) dazu entschieden, einheitliche Prozesse zur Früherkennung, Frühintervention und Reintegration von Mitarbeitenden mit krankheits- und unfallbedingten Absenzen zu definieren. Um die Umsetzung dieser Prozesse zu optimieren, wurde entschieden, ein Datenbewirtschaftungstool einzuführen. Die folgenden Aspekte waren ausschlaggebend für die Implementierung:
Durch den Einsatz eines softwaregestützten Absenzenmanagements können Führungskräfte nachhaltig bei der Bewältigung von krankheits- und unfallbedingten Fehlzeiten unterstützt werden. Dies ermöglicht eine aktive und zeitnahe Auseinandersetzung mit gehäuften Absenzen sowie die Durchführung entsprechender Mitarbeitergespräche. Als Resultat können Folgeabsenzen und potenzielle Langzeitkrankenstände reduziert werden.
Ein Datenbewirtschaftungstool ermöglicht zudem die differenzierte Erfassung gesundheitsrelevanter Kennzahlen. Diese können statistisch aufbereitet werden, um im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Konsequenzen abzuleiten.
Darüber hinaus ermöglicht das Tool eine Überprüfung der BGM-Massnahmen hinsichtlich ihrer Zielerreichung, Effektivität und Nachhaltigkeit. Dadurch können die Wirksamkeit der Massnahmen bewertet und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden.

Wo sehen Sie den grössten Nutzen von Carema?
Führungspersonen erhalten systematisch Benachrichtigungen über Mitarbeitende mit häufigen oder längeren krankheits- und unfallbedingten Absenzen. Selbst bei grossen Verantwortungsbereichen bleiben Mitarbeitende mit gehäuften Absenzen nicht unbeachtet. Dies ermöglicht den Führungskräften eine zeitnahe und proaktive Auseinandersetzung mit den Absenzen ihrer Mitarbeitenden. Die Dokumentation der Gespräche erfolgt einfach und übersichtlich, was wertvolle Zeit für die Führungskräfte spart.
Die Umsetzungsqualität der Prozesse kann bewertet werden, und dies wirkt sich positiv auf die Verbindlichkeit bei der Umsetzung der Prozesse aus. Darüber hinaus fördert der kontinuierliche Austausch zwischen Führungskräften, HR Business Partnern und dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement die Qualität der Begleitung von Mitarbeitenden und stärkt die Zusammenarbeit.

Was würden Sie an Carema verbessern oder verändern?
Derzeit ist Carema hauptsächlich auf den automatisierten Versand von Pendenzen ausgerichtet. Das BGM ist jedoch der Ansicht, dass es auch eine einfache Möglichkeit geben sollte, den Versand manuell auszulösen. Ein automatisierter Versand ist aus verschiedenen Gründen für uns nicht praktikabel (z. B. möchten wir vor dem Versand die Aktualität der Pendenzen und die korrekte Zuweisung an die entsprechenden Führungspersonen überprüfen).
Ausserdem wünschen wir uns eine Beschreibung der Funktionen von Carema für HR Business Partner zur Verwaltung (z. B. Handbücher, Schulungsmaterial). Die Schulungsvideos für Führungskräfte allein reichen nicht aus.

Haben Sie schon einmal an einem Online-Event teilgenommen? Wenn ja, war dies hilfreich?
Sandra Strebel: Ich habe schon an mehreren Online-Events teilgenommen. Diese sind immer sehr informativ und ich kann jeweils einiges davon mitnehmen.

Martina Zwanenburg: Nein, leider noch nicht.

Wie würden Sie als langjähriger Kunde unsere Kundenbetreuung und unseren Kundensupport beschreiben?
Sandra Strebel: Exzellent! Sobald ich eine Supportanfrage mache, kümmert sich jemand um mich und mein(e) Anliegen. Das Ticket wird erst geschlossen, wenn ich zufrieden bin. Ebenso weiss ich immer, wie es weitergeht und das Thema «versandet» nicht. Ihre Projektleiter kümmern sich bei grösseren Umstellungen / Anpassungen hervorragend um uns.

Martina Zwanenburg: Ich schätze die langjährige Zusammenarbeit mit Raphael Peter. Seine Unterstützung ist unkompliziert und äusserst professionell. Durch seine umfangreiche Kenntnis des KSA kann er unsere Anliegen und Fragen optimal verstehen und darauf eingehen.

Was schätzen Sie am meisten an der Zusammenarbeit mit HRM Systems?
Sandra Strebel: Die vielen kompetenten, hilfsbereiten und freundlichen Mitarbeitenden. HRM Systems gibt sich erst zufrieden, wenn ich es auch bin.

Martina Zwanenburg: Die zeitnahe und unkomplizierte Unterstützung durch eine definierte Ansprechperson, welche die KSA Gruppe mit ihren Prozessen und systemtechnischen Gegebenheiten gut kennt.

Würden Sie unsere Produkte weiterempfehlen und wenn ja, weshalb?
Sandra Strebel: Ja sofort! Es ist eine riesige Arbeitserleichterung, wenn UKA Solutions vollständig ausgerollt ist und jede Funktion genutzt werden kann. Ebenso fliessen Kundenideen in nächste Updates ein, so dass man als Anwender*in davon profitiert.

Martina Zwanenburg: Ich kann das Produkt auf jeden Fall weiterempfehlen. Es ist jedoch wichtig, dass Kundinnen und Kunden die grundlegenden systemtechnischen und organisationale Voraussetzungen für die Implementierung kennen. Dazu gehört beispielsweise ein bestehendes Organisationsmanagement (OM) sowie die Nutzung personalisierter E-Mail-Accounts und die Kenntnis darüber, wie viele Führungsmitarbeitende pro Organisationseinheit über die Schnittstelle ins Carema gelangen.

Basierend auf unseren Erfahrungen empfehlen wir, eine unterstützende Person einzubeziehen, die sowohl mit dem Produkt vertraut ist als auch über umfassendes Wissen über das Unternehmen, seine Prozesse sowie die systemtechnischen Gegebenheiten verfügt. Die frühzeitige Einbeziehung einer solchen Person gewährleistet eine reibungslose Implementierung des Produkts.