PEP Services bei unseren Kunden – ein Erfahrungsbericht

Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiges Thema, nicht nur im Gesundheitswesen. Mit unseren Dienstleistungen «PEP Services» haben wir uns auf dieses Thema spezialisiert. In verschiedenen Projekten haben wir entscheidende Massnahmen zur Verbesserung der An- und Abwesenheitsplanung eingeleitet. Gemeinsam mit unseren Kunden geben wir Ihnen einen Einblick in die Projekte.

Zwei Fragen an Adrian Zürcher, Leiter PEP & Systeme bei Hirslanden:

Bei der Hirslanden wurden in den vergangenen zwei Jahren viele verschiedene Projekte und Umstellungen rund um die Thematik Personaleinsatzplanung und Systemoptimierung in Zusammenarbeit mit HRM Systems umgesetzt. Wie verlief die Projektphase und wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit?

Die erhaltene Unterstützung durch HRM Systems war elementar für die angegangene Veränderung! Insbesondere in den letzten zwei Jahren erlebte das Gesundheitswesen eine sehr herausfordernde Zeit. Den Fokus dabei auf die richtigen Projekte zu legen und für die effiziente Projektumsetzung einen starken Partner an unserer Seite zu haben, war entscheidend für den Erfolg. HRM Systems hat mit der notwendigen Struktur, guten Etappenplanung sowie Berücksichtigung aller relevanten Faktoren für gelungene Projekte gesorgt.

Vor allem bei der Aufbereitung von Präsentationen, dem Aufzeigen des daraus resultierenden Mehrwertes, der Unterstützung in sämtlichen fachlichen Themen rund um die Einsatzplanung und der systematischen Abwicklung war HRM Systems der entscheidende Faktor für den Projekterfolg. Aussergewöhnlich sind die unkomplizierte Zusammenarbeit und die schnellen Reaktionszeiten unserer externen KollegInnen – ein grosses Plus für unsere Arbeit!

Die Hirslanden-Gruppe arbeitet mit einem grossen Netzwerk von verschiedenen externen Partnern zusammen. Worin unterscheidet sich die Partnerschaft mit HRM Systems?

Wir erleben mit HRM-Systems eine hohe «can-do attitude». In der heutigen sehr fordernden Zeit ist diese Einstellung Boden für gute Zusammenarbeit. HRM Systems ist ein agiler Partner, welcher auf die Kundenbedürfnisse eingeht. Die Mitarbeitenden kennen ihre Handlungsmöglichkeiten und kommunizieren die Abgrenzungen der Dienstleistungen transparent. Wir befinden uns aktuell inmitten eines grösseren Projekts, in welchem wir unsere Personaleinsatzplanung in puncto Effizienz sowie Stimmigkeit der Daten optimieren. Ich bin überzeugt, dass hieraus für unser Unternehmen ab Mitte 2022 ein grosser Gewinn resultieren wird.

Zwei Fragen an Tanja Hintermeister, Leiterin Human Ressources beim See-Spital:

Beim Seespital wurde das bestehende PEP System komplett überarbeitet. Wie verlief die Projektphase und wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit mit HRM Systems und der Urs Heer GmbH?

Die Projektphase lief sehr gut. Die Zusammenarbeit mit HRM Systems und Urs Heer war einwandfrei und sehr professionell. Im Laufe des Projektes entstand eine Art Freundschaft, was die Zusammenarbeit stark vereinfacht hatte, gerade auch in schwierigen Situationen. Wir hatten während und auch jetzt nach dem Projekt immer das Gefühl, dass wir gut aufgehoben sind; unsere Anliegen wurden aufgenommen und Lösungen gesucht. Alle Ziele, die wir uns gesetzt haben, konnten erreicht werden.

Die HRM Systems durfte zeitweise den 1st und 2nd Level Support der Linie für alle Anfragen rund um die Thematik der Zeiterfassung übernehmen. Inwiefern konnte dies das HR entlasten und wie fielen die Feedbacks der Linie aus?

Personelle Ausfälle führten dazu, dass unsere PEP Spezialistin die Anfragen der Linie nicht mehr zeitnah bearbeiten und beantworten konnte.
Da wir aber jederzeit auf HRM Systems zurückgreifen konnten und sie für uns den 1st und 2nd Level Support übernahmen und sie die Linie somit direkt betreuen konnten, waren diese Monate für uns tragbar. Die Linie hat die drei Projektleiter der HRM Systems schon beinahe als interne Mitarbeitende gesehen.

Zwei Fragen an Michèle Hofer, PEP Verantwortliche beim Spitalverbund Appenzell Ausserhoden (SVAR):

Der Spitalverbund Appenzell Ausserrhoden hat in Zusammenarbeit mit der Urs Heer GmbH und HRM Systems per April 2021 ein neues Polypoint PEP eingeführt. Wie wichtig war dabei die Unterstützung? Konnte die gewünschte interne Entlastung erreicht werden?

Für uns war die Unterstützung sehr wertvoll und die gewünschte Entlastung wurde erreicht. Die kompetente Beratung, die sehr angenehme Zusammenarbeit, das ganzheitliche Wissen, das «sich schnelle Eindenken» und das sehr wertvolle Mitdenken spricht aus unserer Sicht für eine Zusammenarbeit mit HRM Systems.

HRM Systems und die Urs Heer GmbH legen grossen Wert auf eine ganzheitliche Betreuung und Unterstützung der Kunden. Wurde dies vom Spitalverbund Appenzell Ausserrhoden so wahrgenommen, konnten alle Themen zufriedenstellend adressiert werden?

Ja, die ganzheitliche Betreuung wurde so wahrgenommen und zudem bekommt man immer sehr schnell eine passende Antwort zu einer Fragestellung. Bspw. wurden auch Themen betreffend Umsystemen wie UKA Solutions etc. aufgenommen und weitergeleitet oder die Anpassungen entsprechend vorgenommen. Die Themen konnten auch zufriedenstellend gelöst werden.